Ohjaavatko prosessit toimintaamme – olemmeko me koneita?

Mikä kumma siinä on, että aina pitää ajatella jokainen tekeminen prosessina? Näin minä itse usein ajattelen, olenhan insinööri koulutukseltani!

kuva_jukka_koutaniemiJokaisen päivän, varsinkin arkipäivän tai työpäivän voi aloittaa rutiininomaisesti tekemällä aamutoimet tietyn kaavan eli prosessin mukaan. Sama toistuu työpaikalla, etenkin kun työskentelee tietokoneen kanssa. Siinä ei kannata mennä sooloilemaan ja kokeilemaan toimisivatko ohjelmat ja kirjautumiset satunnaisessa järjestyksessä. Itse olen oppinut, että varsinkin etäyhteyden kautta toimiessa on todella tärkeää saada kaikki välivaiheet tietokoneen avaamisesta, verkkoon ja sähköpostiin kirjautumisesta sekä muista tarpeellisista sovelluksista klikattua auki täsmälleen oikealla tavalla. Muutaman kokeilukerran jälkeen tuon prosessin oppii tekemään eikä sitä sen enempää tule pohdittua. Kannattaa tehdä vain samalla tavalla niin kaikki onnistuu.

Mitä sitten tapahtuu, kun jokin rutiiniprosessi ei toimikaan tai sitä pitää muuttaa? No, pelkohan siinä pukkaa päälle – miten nyt toimitaan ja kuinka tästä selvitään? Kokemus on onneksi opettanut myös sen, että kaikesta selviää! Jos ei itse selviä, niin kysymällä neuvoja ja apujoukkoja paikalle. Monesti jollain muulla on ollut sama ongelma edessään ja ratkaisumallikin tiedossa.

Joissain ammateissa ja toimialoilla on todella tärkeää noudattaa ennalta sovittuja käytäntöjä, kuten esim. turvallisuuteen liittyviä ohjeita. Siinä voi olla hengen lähtö lähellä, jos poiketaan prosessista. Tai toisaalla tuotannossa voi alkaa tulla ongelmia, jos laatuprosessia ei pystytä toteuttamaan. Tämän vuoksi on jokaisen ymmärrettävä miksi erilaisia prosesseja toiminnalle on etukäteen määritelty.

Etenkin uusia työntekijöitä perehdytettäessä on hyvä, että on olemassa valmiit toimintokuvaukset, joista uusi tulokas voi jopa omatoimisesti opetella talon tavoille. Perehdytysprosessia pitää silti muistaa valvoa. Eihän riitä, että uudelle osaajalle lykätään nippu papereita kouraan tai kerrotaan yrityksen sisäisen Intra-nettisivun sijainti, josta kaikki olennainen löytyy. Esimiesten tehtävä on valvoa, että asia on myös sisäistetty ja tarvittaessa kollegat ovat tulokkaan tukena.

Joissakin asioissa voidaan silti mennä liian pitkälle yksityiskohtien hionnassa, kun jokaisesta yksinkertaisestakin asiasta laaditaan prosessi(kuvaus). Sehän vain turhaan työllistää tekijöitä, kun muutoksen tullessa pitää uuden menetelmän opettelemisen lisäksi päivittää vanhentunut prosessikuvaus ohjeineen. Kannattaa siis tarkoin harkita kuinka pitkälle tekemisiään suunnittelee tietyn valmiin mallin mukaan – tämä pätee muuten myös vapaa-ajan tekemisiin!

Koneet (esim. tietokoneet ja robotit) toimivat enimmäkseen perinteisen prosessinomaisesti, joten niitä pitää käskyttää tarkkaan, ettei tietokone pääse tekemään virheitä. Ihminen on kuitenkin kaiken taustalla eli loppujen lopuksi hän on koneelle tai robotille ohjeet laatinut ja koodannut. Silloin, virheen sattuessa, tilannetta kutsutaan ”inhimilliseksi erehdykseksi”, kun jokin prosessissa meni pieleen ja taustalta usein paljastuu ihmisen tekemä poikkeus tai muutos prosessista.

Tulevaisuudessa ja osittain jopa nykyisinkin pitää koneille antaa mahdollisuuksia tehdä myös itsenäisesti päätöksiä. Silloin tarvitaan tekoälyksi kutsuttua tekniikkaa. Tällaiselle tekoälylle on tarvetta esim. robottiautoissa ja muissakin mahdollisimman itsenäisesti toimivissa järjestelmissä, jotka voivat jopa oppia uudenlaisia toimintatapoja ja ratkaista eteen tulevia haasteita. Koneiden laskentakyky ja nopeus tuovat digitalisaation myötä helpotusta meidän kaikkien ympärillämme toimiviin prosesseihin.

Mitä hyötyä itse kullekin on tällaisesta prosessiajattelusta? Minulle itselleni se ainakin antaa mahdollisuuden pohtia kaikkea tekemisiäni pienemmissä osissa ja samalla tulee mietittyä, että voisiko asiat tehdä helpommin, nopeammin, vähemmillä resursseilla tai vaikka jättää joitain vaiheita kokonaan pois? Jatkuvan kehittämisen tavoin ja pienin askelin prosessit hioutuvat ja paranevat. Turhat välivaiheet jäävät pois ja lopputuloksesta tulee usein entistä ehompi.

Hyvää kesää kaikille omiin prosesseihinne!

Terveisin Jukka

Vastaa

Täytä tietosi alle tai klikkaa kuvaketta kirjautuaksesi sisään:

WordPress.com-logo

Olet kommentoimassa WordPress.com -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Twitter-kuva

Olet kommentoimassa Twitter -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Facebook-kuva

Olet kommentoimassa Facebook -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Google+ photo

Olet kommentoimassa Google+ -tilin nimissä. Log Out / Muuta )

Muodostetaan yhteyttä palveluun %s